Sluta jobba på högvarv! En studie från Cass Business School visar att det ger många positiva effekter att ta det lite lugnare på jobbet. Här kan du läsa mer om vad forskningen säger och få våra bästa tips om personlig effektivitet som fungerar i praktiken.
Mer återhämtning ger större chans till befordran
Forskare vid Cass Business School (CBS) har i en studie undersökt effekterna både av att jobba mycket övertid, och av att ofta jobba på högvarv under arbetstid.
Resultatet visar att ett för högt arbetstempo är starkt sammankopplat med både sämre hälsa och mindre karriärmässig utveckling. Och det är hur intensivt du jobbar under arbetsdagen som har störst inverkan på både mående och karriär.
Att istället jobba i ett tempo som tillåter pauser och regelbunden återhämtning kommer inte bara göra att du mår bättre, utan dessutom ge bättre förutsättningar för att du ska lyckas på jobbet. Till exempel ger ett lugnare arbetstempo större chans att bli befordrad.
Fler stressrelaterade sjukskrivningar kopplas till flexibla arbetssätt
Att du mår bättre av att jobba lugnare är i sig inget banbrytande forskningsresultat. Men i kombination med andra studier som visar hur fler och fler stressrelaterade sjukskrivningar verkar kunna kopplas till flexibla arbetssätt och en upplevd förväntan om att vara näst intill gränslöst tillgänglig, är det intressant att reflektera över.
Vi vet att återhämtning är viktigt. Ändå är det lätt att skjuta upp när arbetet hopar sig. Här tipsar vi om hur du som chef kan jobba med personlig effektivitet för att skapa bättre förutsättningar för att både du själv och dina medarbetare ska må bättre, bli mer produktiva och hållbara i längden.
Personlig effektivitet – 8 tips som faktiskt fungerar
1. Sätt smarta mål
Vägen till större framgång handlar alltså inte om att jobba hårdare och göra mer, utan om att göra RÄTT saker.
Tydliga och mätbara mål kommer hjälpa er att hålla fokus. Vad är det viktigaste ni ska uppnå i år? Det här kvartalet? Vilka mål behöver ni sätta på individnivå, för att uppnå gruppens gemensamma? Utifrån det kan ni sedan tillsammans titta på vad som är det allra viktigaste du eller ni behöver göra i dag, för att komma närmare era mål.
Här kan du ladda ner vår mall för att skapa SMARTA mål.
2. Regelbunden avstämning och reflektion
Boka in regelbundna avstämningsmöten med varje medarbetare, en och en, minst en gång i månaden, för att stämma av att ni håller rätt kurs mot målen.
Glöm inte bort dig själv. Schemalägg 30 minuter för egen reflektion varje vecka. Blocka en stående tid i din kalender. Ta fram papper och penna. Skriv ner vad som stressat dig, vad som löst sig och hur veckan varit i stort. Kanske kommer du så småningom upptäcka att du gör vissa saker på ren reflex, som egentligen är bättre lämpade för någon annan.
Blir du stressad av bara tanken på att lägga in fler möten i din redan späckade kalender? Att jobba med strukturerad reflektion kan göra större skillnad än du tror. I ett bra möte – med någon annan eller dig själv – kan du fokusera helt och fullt och lösa saker som annars naggar av din tid varje dag. Våga testa under ett halvår och utvärdera sen.
3. Dra gränser för flexibilitet
Studien vid CBS visar att flexibilitet på jobbet – till exempel att personalen själv kan påverka hur och när arbetet ska genomföras – ger bättre hälsa och större engagemang. Samtidigt varnar ett svenskt forskningsprojekt om hur upplevd gränslöshet i arbetslivet kan bidra till fler stressrelaterade sjukskrivningar.
Ditt största ansvar som ledare är att göra det tydligt för personalen vad de förväntas leverera. Att ha tydliga arbetsbeskrivningar och mål för var och en är en bra början.
Det är också ditt ansvar att sätta ramar och arbetssätt som fungerar för er. Kanske passar det er verksamhet att medarbetarna planerar sitt arbete själva, men att du sätter gränser och hjälper till att prioritera. Se till att fånga upp såna saker under era avstämningsmöten.
4. Sätt en mejl- och mobilpolicy
Drygt fyra av tio tjänstemän läser sina jobbmejl en eller flera gånger på sin lediga tid. Det enligt en undersökning gjord av Unionen 2019. En annan undersökning visar att en fjärdedel av svenskarna upplever en förväntan från arbetsgivaren om att vara tillgänglig för att svara i mobil och på mejl utanför arbetstid.
Det här bidrar naturligtvis till en ökad känsla av stress och otillräcklighet. Många företag har i dag regleringar kring mejl efter kontorstid – till exempel att det inte går att logga in i mejlkorgen efter kl. 19.
Du behöver inte göra det lika drastiskt, men se till att sätta riktlinjer kring hur och när ni förväntas vara tillgängliga. Kommunicera dem och lev dem!
5. Stäng av mejlaviseringar
På tal om mejlkorgen – ett snabbtips som kan göra hela skillnaden för dig och dina kollegor: Stäng av aviseringar för inkommande mejl och hantera inkorgen under bestämda tider eller tillfällen under dagen.
Att fokusera på en sak i taget frigör tid och hjärnkraft. Du slipper distraheras och svepas med av jag-ska-bara-tänket som lätt uppstår när ögat landar på en ämnesrad eller ett blinkande kuvert i verktygsfältet.
6. Sluta cc:a i onödan
Skippa onödiga cc:s och stressande ”svara alla”. Massmejl kan bygga en känsla av att ha oöverstigliga berg i inkorgen. Fundera ett extra varv på vem som faktiskt har nytta av informationen, innan du klickar på skicka.
7. Utveckla dig i personlig effektivitet
Att jobba lugnare och mer effektivt är en konst. Genom att utveckla dig får du kunskap och verktyg som hjälper dig att leda både dig själv och andra i dagens flexibla arbetsliv. Verktyg som kan ge positiva ringar på vattnet under lång tid framöver. Att gå en utbildning kan faktiskt vara en bra idé – även om du just nu skulle känna ”när i hela friden ska jag hinna det?”. I en praktisk utbildning får du nämligen tillfälle att reflektera över din jobbsituation och strukturera upp ditt arbete för en smartare och mer behaglig vardag. Kolla till exempel in Certifierad HR eller Certifierad agil projektledare.
8. Ta en paus!
Ett tips som nästan känns för självklart att skriva – men kanske behöver vi påminna om det ändå. Du som chef mår också bra av att ta en paus.
Som ledare är du dessutom en viktig förebild som kan mota bort prestigen i att jobba över alla raster. Ställ klockan och ta en bensträckare varje timme, gå ut och ta lite luft under lunchen och hämta andan med en längre rast på eftermiddagen. Det kommer att löna sig i längden.
FLER LÄSTIPS FÖR DIG:
Så leder du stressade medarbetare utan att själv gå sönder
Vi smittar flocken med ordlöst ledarskap
Så leder du perfektionister – 7 råd
The post Liten utbildning i personlig effektivitet – så fungerar det! appeared first on Framfot.